คำถาม 5 ข้อง่ายๆ ที่เราควรถามตัวเองก่อนที่จะเขียนอีเมล์ฉบับต่อไป ทำให้ท่านได้ฉุกคิดและเขียนอีเมล์ได้ดีขึ้นตรงตามความต้องการได้
ก่อนที่เราจะลงมือขีดเขียนเนื้อหามาให้ผู้อ่านได้อ่านกันนั้น ขั้นตอนแรกของการเขียน ไม่ว่าจะเป็นอีเมล์ จดหมาย รายงาน หรือ ข้อความต่างๆ กุญแจสำคัญอันดับแรกเลยก็คือ การวางแผนการเขียน ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่เราต้องการเขียน เนื้อหาที่จะส่งไป ใครที่เป็นผู้รับสารของเรา อะไรที่เราคาดหวังจากการเขียน มีคำถาม 5 ข้อที่เราควรถามตัวเองก่อนที่จะเขียนอีเมล์ฉบับต่อไป
- อีเมล์เป็นวิธีที่เหมาะสมในการส่งข้อความนี้หรือไม่
ความสะดวกอาจจะไม่ใช่เป็นคำตอบของการใช้อีเมล์เพื่อส่งข้อความ หากการสื่อสารนั้นเป็นความลับ เพราะข้อมูลในอีเมล์มีลักษณะแบบสาธารณะ ดังนั้นก่อนที่จะส่งอีเมล์ออกไป ลองถามตัวเราดูว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากใครเอาข้อมูลนี้ไปลงในหนังสือพิมพ์ - ทำไมเราต้องเขียนอีเมล์ฉบับนี้ หรือ อะไรคือจุดประสงค์ในการเขียนครั้งนี้
การจากการวิจัยการรับรู้ของคนเราได้ข้อสรุปว่า เนื้อหาในอีมลที่มีประสิทธิภาพควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเพียงเรื่องเดียวว่าต้องการอะไร เช่น ต้องการตอบคำถาม ต้องการให้ผู้อ่านยืนยันข้อมูล ส่งข้อมูลให้ผู้อ่าน ให้คำแนะนำ ขอความช่วยเหลือ แสดงความขอบคุณ เป็นต้น - ใครคือผู้อ่าน และ เค้าจะรู้สึกอย่างไร
วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพคือ ให้ลองสมมุติตัวเองเป็นผู้อ่านดู ด้วยวิธีนี้จะช่วยให้เราสามารถปรับเนื้อหาให้เหมาะสมกับผู้รับดีขึ้น เช่น เจ้านายที่ชอบการเขียนที่เป็นระเบียบ หรือเพื่อนสนิท เนื้อหาที่ส่งให้แต่ละคนก็อาจจะมีรูปแบบต่างกันไป - อะไรคือใจความหลักหรือส่วนสำคัญของอีเมล์
ให้นึกเสมอว่าผู้อ่านจะใช้เวลาในการอ่านอีเมล์แต่ละฉบับไม่เกิน 15 วินาที ดังนั้นเนื้อหาที่สำคัญที่สุดจึงควรอยู่ในส่วนต้นของอีเมล์ เทคนิคนี้ก็คล้ายกับการเขียนบทความทั่วไปหรือข่าว ที่วางหัวเรื่องหรือใจความหลักไว้ที่ย่อหน้าแรกของบทความ และจึงตามด้วยคำอธิบายหรือรายละเอียดในย่อหน้าถัดๆไป - ข้อมูลอะไรบ้างที่เราควรจะส่งไปด้วย หรืออะไรที่ผู้อ่านจำเป็นต้องรู้
ข้อมูลที่ใช้ประกอบหรืออธิบายใจความหลักของอีเมล์ ให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ในกรณีที่เนื้อหาที่มีความซับซ้อน ยากที่จะอธิบายให้เข้าใจด้วยข้อความบนอีเมล์ การใช้เอกสารแนบ (file attachment) อย่างเช่น รูปภาพ ไฟล์ Word หรือไฟล์ Excel จะช่วยให้อีเมล์ของคุณสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
เมื่อลองตั้งคำถามดังนี้แล้ว หากยังมีอะไรที่ค้างคาใจคุณอยู่ก็อย่าลืมจัดการกับมันซะก่อนที่คุณจะส่งอีเมล์ออกไปละครับ
แปลจากหนังสือ E-Mail: A Write it Well Guide: How to Write and Manage E-Mail in the Workplace โดย PsiSaNee